Fax là gì? Số fax là gì? Máy fax là gì?

Fax là gì? Số fax là gì? Máy fax là gì?. Hiện tại khi đền các văn phòng hoặc các công sở bạn có thể dễ dàng bắt gặp hình ảnh của chiếc máy fax, một vật dụng đã trở nên khá quan trọng và quen thuộc đối với dân văn phòng hiện nay. No được sử dụng để gửi các thông tin văn bản từ người cho đến người nhận trong khoảng thời gian ngắn nhất. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhiều hiệu máy phát fax, đa dạng về kiểu dáng và chủng loại. Tuy là đồ vật quen thuộc hằng ngày thế nhưng không ít người vẫn chưa biết cách sử dụng hoặc sử dụng chưa đúng cách để không ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy. Nội dung bài viết hôm nay sẽ giới thiệu đến bạn đọc cách sử dụng máy fax chính xác nhất.

Fax là gì?

1. Fax là gì? Số Fax là gì? Máy Fax là gì và cơ chế hoạt động của nó ra sao

Đầu tiên chúng ta cần tìm hiểu một số khái niệm cơ bản liên quan đến máy fax.

1.1 Fax là gì?

Fax nếu được phiên âm ra tiếng Việt thì nó có nghĩa là điện thư, đây là một kĩ thuật được sáng chế bởi nhà khoa học nổi tiếng người Anh Alexander Bain và sau đó được một số nhà khoa học nghiên cứu để phát triển cho đến ngày nay

1.2 Số fax là gì?

Số fax cũng giống như số điện thoại, số fax được sử dụng để người dùng có thể phân biệt được địa chỉ mà họ cần gửi nhằm tránh tình trạng gửi nhầm, ngoài ra khi muốn trao đổi thông tin thì bạn cũng cần cung cấp số fax để bên gởi có thể gởi đến cho bạn. Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn có thể trang bị một hoặc nhiều số fax

1.3 Máy fax là gì?

Máy fax là một thiết bị điện tử có chức năng chính là gửi những thông tin được copy trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Chiếc máy fax sẽ quét toàn bộ thông tin bạn cần gởi, sau đó chuyển đổi thông tin thành tín hiệu và tiến hành gởi đến nơi có người nhận thông qua hệ thống đường dây điện. Sau khi tín hiệu được truyền đi thì bên phía người nhận máy fax của họ sẽ tiến hành đổi các tín hiệu đó lại và in lên văn bản.

Chiếc máy fax lúc mới ra đời chỉ có thể tiến hành gửi được những tín hiệu thông qua hệ thống dây dẫn, tuy nhiên đến năm 1924 thì sau những nghiên cứu của các nhà khóa học thì con người đã có thể sử dụng sóng radio để tiến hành gửi fax cho nhau thông qua dao động của các bước sóng

Hiện nay với sự phát triển ngày một mạnh mẽ của hệ thống email, tuy nhiên thì việc sử dụng máy fax vẫn chiếm một vai trò quan trọng, các email thường là đối tượng tấn công của các nhóm tin tặc để cướp thông tin chính vì thế máy fax vẫn khẳng định được giá trị sử dụng của nó.

1.4 Các loại máy fax trên thị trường hiện nay

Trên thị trường hiện nay các loại máy fax được phân biệt với nhau thông qua công nghệ in của mỗi loại máy, vì thế mà khi người tiêu dùng có nhu cầu mua máy fax thì hãy xác định trước tiên mục đích sử dụng của mình để chọn mua cho phù hợp.

1.4.1 Máy fax in nhiệt

Đây là một trong những loại máy có cấu tạo đơn giản nhưng hiệu suất hoạt động là ổn định nhất, máy dạng này sử dụng một loại giấy riêng biệt dạng cuốn. Các thao tác sử dụng máy fax in nhiệt cũng tương đối dễ dàng và giá thành của nó cũng không quá cao.

Tuy nhiên điểm hạn chế là các tài liệu của máy fax in nhiệt thông thường không thể lưu trữ trong một thời gian dài, do màu mực sẽ bị phai mờ do ảnh hưởng bởi nhiệt độ.

1.4.2 Máy fax in phim

Máy fax in phim sử dụng cuộn phim có kết cấu giống như cuộn giấy than để ghi lại hình ảnh trên đó và thời gian lưu trữ của loại này là cao hơn rất nhiều so với máy fax in nhiệt. Ngoài ra chất lượng của bản in còn phụ thuộc vào chất lượng cuộn giấy than mà bạn đang sử dụng.

Điểm hạn chế của loại máy fax này giá thành cao hơn so với máy fax in nhiệt và sự ổn định trong quá trình sử dụng lại kém hơn.

1.4.3 Máy fax in phun

Máy sử dụng hộp mực in và có thể in với nhiều loại mực khác nhau chính vì thế mà mẫu fax của loại mày này thường sống động và đẹp hơn các loại máy fax khác. Bản fax của máy fax in phun thông thường có thể lưu lại rất lâu và không bị ảnh hưởng bởi thời gian hoặc các yếu tố khác. Trên thị trường hiện nay thì giá của máy fax in phun không quá mắc, nó bằng giá vứi máy fax in phim.

Tuy nhiên phần hộp màu để sử dụng cho máy fax in phun có giá khá mắc, chính vì thế mà để có thể sử dụng loại máy fax này thì người dùng phải tốn khá nhiều tiền để mua mực.

1.4.4 Máy fax in laser

Máy sử dụng công nghệ in laser để tạo ra bản in, trong các loại máy fax hiện nay thì máy fax in laser cho chất lượng bản in tốt nhất và thời gian lưu trữ khá dài mà chất lượng không bị ảnh hưởng nhiều. Kho mực in của máy khá là nhiều, vì thế mà tần suất thay mức của máy cũng tương đối lâu.

Trên thị trường hiện nay các thương hiệu máy fax laser nổi tiếng của các thương hiệu như: Canon, Panasonic,…thế nhưng điểm hạn chế của máy là giá thành vẫn còn khá cao và chi phí thay mực cho máy cũng khá cao.

2. Cách sử dụng máy fax đúng cách và an toàn

Việc sử dụng máy fax không quá khó, nó cũng thao tác giống như khi bạn sử dụng máy in hoặc máy photocopy, tuy nhiên nếu như bạn là người lần đầu sử dụng thì hay đọc và thao tác cho đúng những bước sau.

Bước 1: Thiết lặp chế độ nhận fax

Để thực hiện bước này bạn lần lượt bấm 3 phím bao gồm: #, 7, 3. Sau khi bấm 3 phím trên thì màn hình sẽ hiển thị Manual Answer và đi kèm với đó là có nhiều chế độ để bạn có thể lựa chọn.

Tel: là khi có chuông điện thoại reo thì bạn nhấc điện thoại lên và nghe bình thường, còn đối với fax thì bạn tiến hành thao tác nhấn phím Start và sau đó buông ống nghê xuống và khi đó máy sẽ tiến hành tự động nhận fax gửi đến cho bạn.

Tel/Fax: nếu như là tín hiệu fax thì máy sẽ tự động tiến hành nhận fax được gửi đến mà không đổ chuông báo và ngược lại nếu như là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ tiến hành đổ chuông để báo.

Để cài đặt chế độ Fax only mode thì bạn thực hiện thao tác như sau: bạn tiến hành ấn phím Auto Answer nếu như đèn Auto Answer thì máy đang ở chế độ Fax only mode, còn ngược lại đèn không sáng thì máy đang ở chế độ Tel hoặc Tel/Fax

Đề cài chế độ TAM/Fax thì bạn tiến hành nhấn phim menu, sau đó nhấn tổ hợp 3 phím bao gồm #, 7, 8 thì máy sẽ chuyển về chế độ TAM/Fax (đây là chế độ sau một hồi chuông mà không nhận được tín hiệu fax thì máy sẽ chuyển sang chế độ ghi âm lại lời nhắn)

Bước 2: Tiến hành đặt số hồi chuông để nhận fax

Tại bước này bạn tiến hành nhấn tổ hợp 3 phím bao gồm: #, 7, 8 khi đó màn hình sẽ chuyển sang chế độ Tel/Fax Ring, trong chế độ này bạn có thể tiến hành lựa chọn bản nhạc chuông mà bạn yêu thích để có thể nhận diện được fax đang gởi tới, sau khi đã nhận xong thì tiến hành nhấn phím Set để ghi nhớ các lựa chọn.

Bước 3: Tiến hành đặt chức năng thống kê cho máy fax

Để cài đặt chức năng bạn lần lượt thực hiện các thao tác sau: nhấn tổ hợp 3 phím #, 2, 2 sau đó bạn tiến hành nhấn phím Navigator theo chiều mũi tên +- để tiến hành lựa chọn chế độ mình cần.

Nếu chọn chế độ ON thì máy sẽ tiến hành in báo cáo thống kê sau 35 bản fax

Nếu chọn chế độ OFF thì máy sẽ không tiến hành in báo cáo sau 35 bản fax

Sau khi đã chọn xong chế độ thì bạn tiến hành nhấn nút Set để lựa lại các cài đặt mà mình đã tiến hành.

Bước 4: tiến hành cài đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax

Để thực hiện bước này, bạn tiến hành nhấn tổ hợp 3 phím sau: #, 0, 4 và khi đó màn hình sẽ hiển thị dòng chữ Sending report, khi đó bạn tiến hành nhấn phím Set để lựa chọn chế độ Mode = Off, nếu như bạn lựa chọn chế độ này thì sau mỗi bản fax thì máy sẽ không tiến hành in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax.

Tiếp theo nếu như bạn muốn in báo cáo về quá trình thực hiện bản fax thì thực hiện các thao tác sau: bạn sử dụng phím Navigator chiều mũi tên (+-) để có thể lựa chọn chế độ Mode = On.

Ngoài ra bạn cần lưu ý thêm về chế độ máy sẽ gửi lại báo cáo phản hồi cho bạn khi không gửi được fax hoặc xảy ra lỗi trong quá trình gửi, khi ấy bạn lựa chọn chế độ

Mode = Error.

Sau khi cài đặt các chế độ này thì bạn lưu ý tiến hành nhấn nút Set để lưu lại các cài đặt mình vừa thực hiện.

Bước 5: Cách tiến hành gửi bảng fax

Muốn gửi bảng fax thì bạn cần thực hiện thao tác sau: úp tài liệu cần gửi xuống khay, sau đó tiến hành nhấn tổ hợp phím SP-PHONE, rồi sau đó tiến hành quay theo số fax mà bạn đang có nhu cầu fax cho người nhận. Sau đó bạn chờ máy fax hoạt động thể hiện qua tiếng rít thì bạn nhận phím Start để gửi fax đi.

Bước 6: Chức năng in danh sách số gọi đến

Máy fax có tính năng hiển thị số gọi đến và có thể lưu được danh sách lên đến 30 số. Để cài đặt chức năng này người dùng thực hiện các thao tác sau: nhấn phim Menu để màn hình hiển thị chế độ System Set up, sau đó bạn lần lượt nhấn tổ hợp phím #, 2, 6 khi đó mà hình sẽ tiếp tục hiển thị chế độ Auto Call List bạn nhấn tiếp phím Navigator để chọn chế độ On, sau đó bạn nhấn phím Set để lưu lại các cài đặt của mình.

Máy fax tuy đã không còn được sử dụng rộng rãi do sự phát triển của khoa học kỹ thuật tuy nhiên nó vẫn phát huy được hiệu quả khi sử dụng, nếu bạn là dân văn phòng hãy học cách sử dụng máy fax đúng để khi cần có thể dùng và đảm bảo an toàn cho máy.

"Hyundai MPC là đơn vị cung cấp xe tải, phụ tùng và các dịch vụ liên quan đến xe. Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, MPC không cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại"

Câu hỏi thường gặp